管理系統(tǒng)中計算機應用

　　第一章 管理系統(tǒng)中計算機的應用概論

1 信息與管理

　　1.1.1 信息和數(shù)據(jù)

　　1.信息與數(shù)據(jù)的概念

　　信息的定義：信息是對事物運動狀態(tài)和特征的描述，而數(shù)據(jù)是載荷信息的物理符號。

　　信息和數(shù)據(jù)的區(qū)別：

　　信息是認識了的數(shù)據(jù)，是數(shù)據(jù)的含義；同時，信息更本質(zhì)地反映事物的概念，而數(shù)據(jù)則是信息的具體表現(xiàn)，所以信息不隨載體的性質(zhì)而改變，而數(shù)據(jù)的具體形式卻取決于載體的性質(zhì)。

　　管理信息的定義：經(jīng)過加工處理后對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有影響的數(shù)據(jù)。只有經(jīng)過加工處理的數(shù)據(jù)，才能成為對管理決策有用的信息。管理中涉及的數(shù)據(jù)是一種廣義的數(shù)據(jù)，它不僅包括數(shù)值數(shù)據(jù)，而且也包括非數(shù)值數(shù)據(jù)。

　　2.信息的遞歸定義

　　管理數(shù)據(jù)和信息之間的區(qū)別是相對的，一個系統(tǒng)或一次處理所輸出的信息，可能是另一個系統(tǒng)或另一次處理的原始數(shù)據(jù)；低層決策所用的信息又可以成為加工處理高一層決策所需信息的數(shù)據(jù)，這就是信息間的遞歸定義。

　1.1.2 管理和管理系統(tǒng)

　　1.管理

　　管理是管理者或管理機構，通過計劃、組織、領導和控制等活動，對組織的資源進行合理配置和有效利用，以實現(xiàn)組織特定目標的過程。

管理的概念有以下幾個含義：

?。?/span>1） 管理的目的是實現(xiàn)企業(yè)的目標。

?。?/span>2） 管理是對組織資源進行合理配置的過程。

　?。?/span>3） 管理的實施是通過計劃、組織、領導和控制等活動進行的。

　　2.企業(yè)管理系統(tǒng)

　　“系統(tǒng)” 是由相互作用和相互制約的若干要素結合而成的，具有特定目標和功能的有機整體。

　　實現(xiàn)企業(yè)預期的經(jīng)濟效益目標，需要構成一個可控制的管理系統(tǒng)。它一般有三個組成部分：一是管理的客體，即管理對象（生產(chǎn)和服務過程） ；二是管理的主體，即管理者和管理機構；三是聯(lián)系兩者的信息系統(tǒng)。

　1.2 管理信息

　1.2.1 管理信息的作用

　　管理信息的作用也主要體現(xiàn)在以下幾方面：

　　1.管理信息是重要的資源

　　信息對經(jīng)濟發(fā)展、社會進步起著巨大作用。信息的占有水平與利用程度，成為衡量一個國家現(xiàn)代化水平的重要標志，是國家綜合實力的重要組成部分。

　　管理者管理的主要資源有：人力資源、原材料資源、機器資源（包括設備和能源） 、資金資源和信息資源五類。其中，前四種資源都是有形的，一般稱之為物質(zhì)資源；而信息資源是無形的，是由于它所描述的對象而具有價值，為此稱之為概念資源。管理者是利用概念資源來管理物質(zhì)資源的。

　　2.管理信息是決策的基礎

　　現(xiàn)代管理的核心是決策。正確的決策取決于多種因素，如決策體制、決策方法、領導者的能力、技巧等；但決定性的因素，是對客觀實際；即對未來行動及其后果的正確判斷。信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)領導迅速取得和分析有關決策的信息，有助于企業(yè)降低決策中的不確定性和風險。如果信息不充分，決策就失去了根本的依據(jù)，信息不靈就可能導致決策的失敗。要提高企業(yè)的競爭能力，要實現(xiàn)正確的決策，就必須擁有大量的信息。

　　3.管理信息是實施管理控制的依據(jù)

　　管理過程就是信息的收集、傳遞、加工。判斷、決策的過程。企業(yè)系統(tǒng)的全部活動可概括為兩大類：生產(chǎn)活動和管理活動，圍繞著生產(chǎn)活動，執(zhí)行著決策、計劃和指揮職能。生產(chǎn)活動中流動的是物，而管理活動中流動的是信息。

　　物流和信息流的關系：物流是生產(chǎn)經(jīng)營活動的主體流動，信息流伴隨著物流產(chǎn)生，反映物流的狀況。管理人員通過信息流了解物流的運動；同時通過信息流計劃和調(diào)節(jié)物流。因此，在經(jīng)營管理中信息流起著主導作用。

　　企業(yè)中物流是單向的、不可逆的，而信息流是雙向的，即有信息反饋。

　　信息反饋的定義：控制物流的輸入信息作用于受控對象后，把產(chǎn)生的結果信息返回到輸入端，并對信息再輸入發(fā)生影響的過程。而上述作用于受控對象后的結果信息稱為反饋信息。

　　4.管理信息是系統(tǒng)內(nèi)外聯(lián)系的紐帶

　　從企業(yè)內(nèi)部來看，企業(yè)本身是一個復雜系統(tǒng)。為將各組成部分聯(lián)結為一個整體，為使組織間相互協(xié)調(diào)，就要將它們之間的信息流很好地組織起來。因此信息既是系統(tǒng)之間聯(lián)系的紐帶，也是系統(tǒng)內(nèi)各組成部分聯(lián)系的紐帶。

　　1.2.2 管理信息的特點和分類

　　1.管理信息的特點

　　管理信息具有一般信息的特點，又有其本身獨特之處，這些特點可歸納如下：

（l） 原始數(shù)據(jù)來源的分散性。（2） 信息資源的非消耗性。（3） 信息量大。

（4） 信息處理方法的多樣性。

　　除傳統(tǒng)的算術運算和簡單統(tǒng)計加工外，近年來數(shù)理統(tǒng)計、運籌學中的許多方法，在經(jīng)濟管理領域中的應用日益廣泛。

　　（5） 信息的發(fā)生、加工、應用，在空間、時間上的不一致性。

　　2.管理信息的分類

　　（1） 按信息穩(wěn)定性分類，將信息分為固定信息和流動信息兩類。

　　固定信息是具有相對穩(wěn)定性的信息，在一段時間內(nèi)可以在各項管理任務中重復使用，不發(fā)生質(zhì)的變化。它是企業(yè)一切計劃和組織工作的重要依據(jù)。

　　流動信息（作業(yè)統(tǒng)計信息） ，它反映生產(chǎn)經(jīng)營活動中實際進程和實際狀態(tài)的信息。它隨生產(chǎn)經(jīng)營活動的進展不斷更新，時間性較強，一般只具有一次性使用價值。但是及時收集這類信息，并與計劃進行比較分析，是評價企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動、揭示和克服薄弱環(huán)節(jié)的重要手段。

　　通常將信息穩(wěn)定系數(shù)在0.85以上的信息劃成為固定信息。實際工作中，把一些相對穩(wěn)定的信息也包括在固定信息中，但它們的信息穩(wěn)定系數(shù)不得低于0.6.

　　以工業(yè)企業(yè)為例，其固定信息主要由三個部分組成：

　　① 定額標準信息。

　　② 計劃合同信息。

　　③查詢信息。

　?。?/span>2） 按決策層次分類，將管理信息分為戰(zhàn)略信息、戰(zhàn)術信息和業(yè)務信息。

　　企業(yè)是分層次進行管理的，不同層次的管理具有不同的職能，需要不同的信息。

　　戰(zhàn)略信息：供企業(yè)高級管理者進行戰(zhàn)略決策時使用，包括系統(tǒng)內(nèi)外、過去和現(xiàn)在、各種環(huán)境的大量信息。

　　戰(zhàn)術信息：供企業(yè)中級管理人員完成大量計劃編制、資源分配等工作時使用。主要包括系統(tǒng)內(nèi)部各種固定信息，歷史情況與現(xiàn)狀信息、以及部分具體的外部信息 .

　　業(yè)務信息：供企業(yè)基層管理人員執(zhí)行已經(jīng)制定的計劃，組織生產(chǎn)或服務活動時使用。主要包括直接與生產(chǎn)、業(yè)務活動有關的、反映當前情況的信息。

 1.2.3 管理信息處理的內(nèi)容

　管理信息處理的內(nèi)容主要包括信息的收集、存儲、加工、傳輸和提供五個方面：

　　1.信息的收集

　　根據(jù)數(shù)據(jù)和信息的來源不同，可以把信息收集工作分為原始信息收集和二次信息收集兩種。

　　原始信息收集：在信息或數(shù)據(jù)發(fā)生的當時、當?shù)?，從信息或?shù)據(jù)所描述的實體上直接把信息或數(shù)據(jù)取出，并用某種技術手段在某種介質(zhì)上記錄下來。

　　二次信息收集：收集已記錄在某種介質(zhì)上，與所描述的實體在時間與空間上已分離開的信息或數(shù)據(jù)。

　　二者區(qū)別：原始信息收集的關鍵問題是完整、準確、及時地把所需要的信息收集起來，它要求時間性強、校驗功能強、系統(tǒng)穩(wěn)定可*.

　　二次信息收集則是在不同的信息系統(tǒng)之間進行的，其實質(zhì)是從別的信息系統(tǒng)得到本信息系統(tǒng)所需要的信息，它的關鍵問題在于兩個方面：一是有目的地選取或抽取所需信息；二是正確地解釋所得到的信息。

　　2.信息的存儲

　　在信息存儲方面應考慮存儲量、信息格式、使用方式、存儲時間、安全保密等問題。

　　3.信息的加工

　　對收集到的信息都要進行加工，以便得到更加反映本質(zhì)或更符合用戶需要的信息。

　　從加工本身來看，可以分為數(shù)值運算和非數(shù)值處理兩大類：

　?。?/span>1）數(shù)值運算包括簡單的算術與代數(shù)運算、數(shù)理統(tǒng)計中的各種統(tǒng)計量的計算及各種檢驗、運籌學中的各種最優(yōu)化算法以及模擬預測方法等。

　?。?/span>2）非數(shù)值處理包括排序、合并、分類、選擇、分配，常規(guī)文字處理，圖形、圖像處理等。

　　4.信息的傳輸

　　信息的傳輸形成企業(yè)的信息流。信息傳輸應考慮信息的種類、數(shù)量、頻率、可*性要求等。

　　在實際工作中，信息傳輸與信息存儲是相聯(lián)系的。當信息分散存儲于若干地點時，信息的傳輸量可以減少，但分散存儲也會帶來存儲管理上的一系列問題，如安全性、一致性等，而且變得難以解決。如果信息集中存儲在同一地點，上述問題比較容易解決，但信息傳輸?shù)呢摀鷮⒋蟠蠹又亍?/span>

　　5.信息的提供

　　信息加工完成后，就應按管理工作的要求以各種形式，將信息提供給有關單位和人員，在企業(yè)中提供的主要形式為各種計劃、統(tǒng)計報表、報告文件等。

　　1.2.4 管理信息處理的要求

　　現(xiàn)代企業(yè)對信息處理的要求可歸結為及時、準確、適用、經(jīng)濟四個方面。

　　在企業(yè)經(jīng)營活動中，根據(jù)不同范疇的問題，需要進行不同的決策，以及與之相應的信息。這些決策大致可以分為三類：

　?。?/span>1）戰(zhàn)略規(guī)劃：確定企業(yè)的目標和方針，制定實現(xiàn)目標所需要的資源配置計劃。一般來說，戰(zhàn)略規(guī)劃所需要的信息是經(jīng)過高度概括的，主要是外部信息，信息的范圍廣泛多樣。

　　（2）管理控制：管理控制是經(jīng)營管理人員按照戰(zhàn)略規(guī)劃確定的方針策略，運用給定的資源，有效地實現(xiàn)預定目標的過程。

　?。?/span>3）日常業(yè)務管理：日常業(yè)務管理就是高效率執(zhí)行特定業(yè)務的過程。由于業(yè)務的內(nèi)容、目標、所用資源等都是在管理控制過程中確定的，因此，在這一過程中需要進行判斷的過程不多。所需要的信息絕大部分是企業(yè)內(nèi)部發(fā)生的，信息內(nèi)容既明確又詳細。

　　1.3 管理系統(tǒng)中計算機應用的發(fā)展

　　1.3.1 計算機應用的發(fā)展階段

　　管理系統(tǒng)中計算機應用即廣義管理信息系統(tǒng)的概念，其發(fā)展可分為以下三個階段。

　　l. 電子數(shù)據(jù)處理（Electronic Data Processing，EDP）

　　這一階段計算機在管理中的應用主要在于日常業(yè)務與事務的處理、定期提供系統(tǒng)的業(yè)務信息。EDP的主要目標是提高管理人員處理日常業(yè)務的工作效率，減輕工作負擔，節(jié)省人力和降低工作費用。這一階段還可以再分為兩個子階段：數(shù)據(jù)單項處理和數(shù)據(jù)綜合處理。

　　2. 數(shù)據(jù)的系統(tǒng)處理

　　狹義的管理信息系統(tǒng)（Management Information System，MIS） 階段。進入20世紀60年代，由于計算機已普遍地應用于各種業(yè)務管理，這時開始出現(xiàn)的管理信息系統(tǒng)，它是為實現(xiàn)企業(yè)整體目標，對管理信息進行系統(tǒng)的處理，為各級管理人員提供業(yè)務信息和輔助決策的信息系統(tǒng)。MIS有以下特點：

（1）在企業(yè)管理中全面使用計算機。

（2）應用數(shù)據(jù)庫技術和計算機網(wǎng)絡。

（3）采用決策模型解決結構化的決策問題。

（4）解決結構化的決策問題：即可以利用一定的規(guī)則和公式來解決例行的和反復進行的、有章可循、可以“委托”給計算機處理的問題，如用線性規(guī)劃求解生產(chǎn)資源最優(yōu)配置等問題。

　　這種決策主要面向企業(yè)中、低層管理人員。

　　3. 支持決策

　　現(xiàn)代管理的核心是決策。在企業(yè)中，高、中層管理決策問題具有半結構化或非結構化的特征，即：決策的目標和評價標準經(jīng)常變動；支持決策的信息不能完全獲得；支持決策的信息具有不確定性和模糊性；決策規(guī)則依決策者或決策環(huán)境而變化。為支持或輔助管理中半結構化和非結構化問題的決策，出現(xiàn)了以下各種支持決策的系統(tǒng)。

　　（1）決策支持系統(tǒng)（Decision support System，DSS）。DSS是在半結構化決策活動過程中，通過人機對話，向決策者提供信息，協(xié)助決策者發(fā)現(xiàn)和分析問題、探索決策方案，評價、預測和選擇方案，以提高決策有效性的一種以計算機為手段的信息系統(tǒng)。

　　DSS具有以下的特點。

　　① 主要針對管理人員經(jīng)常面臨半結構化的決策問題。

　　② 系統(tǒng)主要應用數(shù)據(jù)和模型進行決策分析研究，需要模型庫的支持。

　　③ 易于為非計算機專業(yè)人員以交互會話的方式來使用。

　　④ 系統(tǒng)支持但不是代替高層管理者制定決策。DSS的基本結構一般由一個模型庫、一個數(shù)據(jù)庫、它們的管理軟件系統(tǒng)（包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)DBMS、模型庫管理系統(tǒng)MBMS），以及人－機交互系統(tǒng)（會話生成與管理軟件DGMS）組成。

　?。?/span>2）群體決策支持系統(tǒng)。DSS的基本模型僅適用于較小的決策，為適應集體決策的需要，產(chǎn)生了群體決策支持系統(tǒng)（Group Decision Support System，GDSS）。它是支持一群決策者為獲得有效決策結果的計算機輔助系統(tǒng)。GDSS除了進行決策分析外，還著重于決策參與者之間的交流溝通。

　　（3）智能支持系統(tǒng)。智能支持系統(tǒng)是將人工智能技術引入決策支持系統(tǒng)而形成的一種信息系統(tǒng)。

　　專家系統(tǒng)（Expert System，ES）是使用某專業(yè)領域中專家的知識構成的計算機系統(tǒng)，其目標是讓計算機具有與該領域?qū)＜彝人降慕鉀Q實際問題的能力。ES具有以下特征：

　　① 掌握豐富知識，有專家水平的專門知識與經(jīng)驗。

　　② 有通過學習或在運行中增長和擴大知識的能力。

　　③ 有判斷和推理的功能。即系統(tǒng)能對用戶的詢問自行識別和分析，自行調(diào)用知識庫中的有關知識，形成針對用戶問題的知識、模型和專家系統(tǒng)建議。

　　一個專家系統(tǒng)有兩個核心組成部分：一個是存放專門知識的知識庫；另一個是利用知識庫的知識實現(xiàn)問題求解的推理機。

　　知識庫中存放著系統(tǒng)求解問題所需要的知識。由知識工程師將領域?qū)＜翌^腦中的知識整理出來，并用系統(tǒng)表示的方法存人知識庫。推理機接受用戶咨詢的輸入數(shù)據(jù)，用知識庫中的知識去求解問題，然后將解決問題的建議提交用戶。

　　由專家系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)集成為智能決策支持系統(tǒng)，在結構上它比原來的決策支持系統(tǒng)增加了知識庫和推理機兩部分。

　?。?/span>4）經(jīng)理信息系統(tǒng)。經(jīng)理信息系統(tǒng)（Executive Information Systern，EIS） 是向高層主管提供企業(yè)整體績效信息的系統(tǒng)。EIS的目標是以決策者最容易理解和接受的形式，向他們提供企業(yè)整體績效的信息。其特點是：

　① 信息提取方便。

　② 提供關鍵成功因素的企業(yè)內(nèi)部和外部信息。

　③ 自動識別例外情況。

1.3.2 管理系統(tǒng)中計算機應用的基本條件

　　管理系統(tǒng)中計算機應用，除必須具有計算機軟硬件外，應具備的基本條件如下。

　　1.科學的管理基礎

　　只有在合理的管理體制、完善的規(guī)章制度、穩(wěn)定的生產(chǎn)秩序、科學管理方法和完整、準確的原始數(shù)據(jù)的基礎上，才能考慮應用計算機管理的問題。為了適應計算機管理的要求，必須逐步做到：

?。?/span>1）管理工作的程序化。

?。?/span>2）管理業(yè)務的標準化。

?。?/span>3）報表文件的統(tǒng)一化。

?。?/span>4）數(shù)據(jù)資料的完整化和代碼化。

　　2.領導的支持和參與

　　建立企業(yè)管理信息系統(tǒng)，是一項技術復雜、難度大、周期長、投資多、要求條件高、一時又難以見效的系統(tǒng)工程，它涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的各個方面和各個管理層次，有許多問題需要企業(yè)領導進行決策和控制。企業(yè)領導必須親自介入信息系統(tǒng)規(guī)劃、決策、落實等系統(tǒng)開發(fā)的全過程。

　?。?/span>1）抓好規(guī)劃。抓好規(guī)劃應著重處理好三個問題：① 從企業(yè)實際出發(fā)，考慮發(fā)展遠景，制定出可行的近期和長期的系統(tǒng)目標；② 根據(jù)目標的要求處理好資源的重新分配；③ 對現(xiàn)行管理系統(tǒng)進行必要的改革，為新的管理信息系統(tǒng)的運行，創(chuàng)造一個相應的企業(yè)內(nèi)部環(huán)境。

　?。?/span>2）抓好決策。一系列重大問題的解決方案，都必須經(jīng)過企業(yè)最高領導層的認可，由企業(yè)主要領導做出決策。

　　（3）抓好落實。主要抓三個方面的落實：① 組織落實。② 資金落實。③ 措施落實。

　　3.建立專業(yè)人員隊伍和培訓

　　這類培訓一般按三個層次學習以下三方面的相應的內(nèi)容：

　?。?/span>1）向負責系統(tǒng)開發(fā)的領導成員介紹管理信息系統(tǒng)的基本概念、開發(fā)的方法和原則。

　?。?/span>2）向參與系統(tǒng)開發(fā)的成員講解管理信息系統(tǒng)的開發(fā)方法、步驟和規(guī)范等知識。

　?。?/span>3）向職能部門的業(yè)務人員普及計算機基礎知識，介紹計算機在企業(yè)管理中應用的必要性和可能性，加強他們在提高信息管理意識、打破傳統(tǒng)觀念等方面的教育。

　1.4 企業(yè)管理信息系統(tǒng)

　　1.4.1 管理信息系統(tǒng)的基本結構形式

　　1.職能結構

　　職能結構是一種按現(xiàn)存管理職能部門和結構來建立的管理信息系統(tǒng)，也是一種應用得最早又較為廣泛的一種結構形式。

　　2.管理階段結構

　　階段結構是一種按照管理的階段或生產(chǎn)制造的不同進程而設置子系統(tǒng)的結構形式，如在制造型企業(yè)中按計劃、統(tǒng)計、監(jiān)控、分析和調(diào)節(jié)等管理過程設置子系統(tǒng)。

　　3.層次（縱向綜合）結構

　　這種結構先將整個系統(tǒng)劃分若干管理層次，然后在每個層次上建立若干功能子系統(tǒng)。

　　（l）高級（公司級）信息管理的任務是輔助管理者制定企業(yè)的技術政策和經(jīng)濟政策，確定和調(diào)整企業(yè)目標，編制長期計劃、對日常統(tǒng)計分析和生產(chǎn)過程進行監(jiān)督，向上級或股東提供業(yè)績報告、對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動進行經(jīng)常性的分析和預測，協(xié)調(diào)企業(yè)所有分支機構的工作。

　　（2）中級（各職能部門） 信息管理的任務是輔助管理者根據(jù)企業(yè)目標和長期計劃制定中期產(chǎn)、供、銷活動的計劃，分析、評價、預測當前活動及其發(fā)展趨勢，檢查和修改計劃與預算，向高級管理者提供關于生產(chǎn)狀況和活動的信息。

　　（3）基層業(yè)務信息管理的任務是輔助管理者合理安排各項活動的作業(yè)計劃的執(zhí)行。根據(jù)計劃實施情況進行調(diào)節(jié)、控制，進行作業(yè)統(tǒng)計、監(jiān)督和分析，向中、高層信息管理子系統(tǒng)輸出作業(yè)統(tǒng)計信息。

　　4.全面綜合結構

　　全面綜合結構是一種將橫向職能結構和層次結構相結合而建立的一種管理信息系統(tǒng)結構形式。

　　1.4.2 管理信息系統(tǒng)軟件

　　1.制造資源計劃（Manufacturing Resource Planning，MRPII） 系統(tǒng)

　　COPICS（Communication Oriented Production Information and Control System） 是美國 IBM公司開發(fā)的適用于各類制造業(yè)工廠的管理信息系統(tǒng)。這個系統(tǒng)主要由12個子系統(tǒng)組成，它們是：

（1）技術和生產(chǎn)數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)。

（2）訂貨服務子系統(tǒng)。

（3）預測子系統(tǒng)。

（4）主生產(chǎn)計劃子系統(tǒng)。

（5）物料需求計劃子系統(tǒng)。

（6）作業(yè)計劃子系統(tǒng)。

（7）開發(fā)工作令子系統(tǒng)。

（8）工廠監(jiān)控子系統(tǒng)。

（9）工廠維護子系統(tǒng)。

（10）采購及進貨子系統(tǒng)。

11）庫房管理子系統(tǒng)。

（12）成本計劃及管理子系統(tǒng)。

　　2.企業(yè)資源計劃（Ent